Hantering av bolagsstämma i   Corona-tider

Många av våra kunder ska under våren hålla årsstämmor och till
följd av Corona-viruset dyker det upp en hel del frågor. Nedan försöker
vi ge er vägledning genom att besvara de vanligast förekommande frågorna.

 

Går det att hålla en bolagsstämma via videolänk?

Utgångspunkten i aktiebolagslagen är att stämman ska hållas där bolaget har sitt säte. Om samtliga aktieägare i bolaget godkänner det kan stämman hållas varsomhelst och till och med utan att ens ses (ett protokoll upprättas och cirkuleras för underskrift av samtliga aktieägare). I bolag med flertalet aktieägare blir det av naturliga skäl svårt att inhämta samtliga aktieägares samtycke. Då kallas istället till en bolagsstämma och då måste det anges i kallelsen var och vilket klockslag som stämman ska hållas. Det måste alltså finnas en fysisk plats dit aktieägare kan gå för att delta i stämman.

För att minimera smittorisken kan det vara lämpligt att aktieägare ges möjlighet att rösta utan att fysiskt närvara vid stämman. Det kan ske genom att antingen lämna fullmakt till någon som kommer att närvara vid stämman. Ett annat sätt kan vara att låta aktieägare delta via videolänk. I ett privat aktiebolag krävs det att ett sådant beslut biträds av samtliga aktieägare som är närvarande vid bolagsstämman. Bakgrunden är att genom att öppna upp för videolänk går man från att låta stämman vara en sluten sammankomst till att bli en öppen sammankomst, eftersom vem som helst kan sitta bredvid aktieägaren som följer stämman via videolänk. För publika aktiebolag räcker det dock med enkel majoritet, dvs. att mer än hälften röstar för att aktieägare ska kunna delta via videolänk.

Frågan om aktieägare (och därmed också potentiellt utomstående personer) ska kunna delta via videolänk hanteras under den punkt i dagordningen som handlar om att fastställa röstlängden.

Om ni låter aktieägare delta via videolänk gäller det att ni väljer en tekniskt gedigen lösning och säkerställer att de som deltar via videolänk har en bra uppkoppling. Ni måste även kunna identifiera att den som påstår sig vara en aktieägare på andra sidan videolänken verkligen är den person som han eller hon uppger, vilket bäst sker genom att personen identifierar sig med bankID. Dessutom måste ni på förhand ha tänkt igenom hur ni hanterar att det blir votering vid stämman, dvs. om det uppstår en öppen eller en sluten omröstning.

Kan vi stoppa personer från att närvara vid stämman?

Den som är aktieägare och finns upptagen i aktieboken har rösträtt på stämman. Det går alltså inte att stoppa en aktieägare från att delta vid stämman med hänvisning till att personen ifråga skulle kunna utgöra en smittorisk. Dock går det att i bolagsordningen lägga in en bestämmelse om att aktieägare som vill delta på stämman måste anmäla sitt deltagande i förväg för att ha rösträtt på stämman.

Är det något ytterligare vi bör tänka på när det kommer till vår årsstämma?

Corona-viruset kommer få negativa ekonomiska konsekvenser för många bolag. Det är svårt att i nuläget överblicka hur omfattande de ekonomiska konsekvenserna kommer att bli, vilket bör beaktas vid beslut om hur stor andel av bolagets vinst som ska delas ut till aktieägarna.

Håll även i åtanke att det som beskrivs ovan gäller för aktiebolag och
är alltså inte anpassat för ekonomiska föreningar, ideella föreningar,
ömsesidiga försäkringsbolag eller andra juridiska personer. I sådana fall
krävs en mer individuell genomgång av gällande förutsättningar, såsom
granskning av stadgar m.m.

Källa: MAQS advokatbyrå

Tillbaka till alla blogginlägg